Wie Zertifizierungsstellen Auditoren einplanen: die Antwort Schritt für Schritt
Die sechs Prüfungen, die jede Zertifizierungsstelle durchführt, bevor ein Auditor gebucht wird, was ISO/IEC 17021-1 bei jedem Schritt verlangt und welche Nachweise Sie für den Begutachter Ihrer Akkreditierungsstelle aufbewahren sollten.
Eine Zertifizierungsstelle plant einen Auditor in sechs Schritten ein: das Audit definieren (Norm, technisches Gebiet, Audittage und Zeitfenster), kompetente Auditoren nach ISO/IEC 17021-1 Abschnitt 7 vorauswählen, Unparteilichkeit und Rotation anwenden, Verfügbarkeit und Sprache prüfen, Reiseaufwand und Auslastung ausgleichen, dann mit dem Kunden bestätigen und den Grund festhalten. Die meisten führen diese Prüfungen noch in Tabellenkalkulationen durch. Planungssoftware wie ScheduleAI von Checkfirst führt sie bei jeder Zuteilung durch, und ein Planer gibt das Ergebnis frei.
Das Wichtigste
- Kompetenz und Unparteilichkeit kommen immer vor Reiseaufwand und Kosten.
- Deckt kein einzelner Auditor alle Kompetenzen ab, bilden Sie ein Team: ISO/IEC 17021-1 verlangt ein Team, das als Ganzes kompetent ist.
- Halten Sie fest, warum jeder Auditor ausgewählt wurde; Begutachter der Akkreditierungsstelle verlangen diesen Nachweis.
- Software ändert nicht die Schritte, sondern die Zeit: Ein Monat Planung kann in Minuten ablaufen.
Schritt 1: das Audit definieren
Norm und Ausgabe, Programm, technisches Gebiet oder Kategorie, Auditart (Erstzertifizierung, Überwachung, Rezertifizierung), die nach IAF MD 5 oder den Programmregeln berechneten Audittage, das Auditzeitfenster und die Adresse des Standorts. Wie die Auditzeit festgelegt wird, lesen Sie unter Audit-Personentage erklärt.
Schritt 2: kompetente Auditoren vorauswählen
ISO/IEC 17021-1 Abschnitt 7 verlangt dokumentierte Kompetenzkriterien je technischem Gebiet und Funktion. Wählen Sie nur Auditoren vor, die für diese Norm, dieses technische Gebiet und diese Rolle autorisiert sind (leitender Auditor, Auditor, Fachexperte). Deckt kein einzelner Auditor alles ab, bilden Sie ein Team: Abschnitt 9.2.2.1 verlangt, dass das Team als Ganzes kompetent ist. Eine strukturierte Kompetenzmatrix für Auditoren macht diesen Schritt überprüfbar.
Schritt 3: Unparteilichkeit und Rotation anwenden
Schließen Sie alle aus, die einen Interessenkonflikt mit dem Kunden haben, etwa durch eine frühere Anstellung oder Beratung, sowie alle, die die Rotationsgrenze des Programms oder Ihrer Verfahren erreicht haben. Mehr dazu unter Rotationsregeln für Auditoren.
Schritt 4: Verfügbarkeit und Sprache prüfen
Stellen Sie sicher, dass jeder Kandidat an den Audittagen innerhalb des Zeitfensters frei ist, die erforderliche Sprache beherrscht und keine kollidierenden Termine hat.
Schritt 5: Reiseaufwand, Kosten und Auslastung ausgleichen
Setzen Sie interne Auditoren vor externen ein, bündeln Sie nahe gelegene Audits zu einer Reise und halten Sie die Auslastung in einem dauerhaft tragbaren Rahmen. Die Details finden Sie unter Auditoren nach Kompetenz und Reiseaufwand zuteilen.
Schritt 6: mit dem Kunden bestätigen und den Grund festhalten
Stimmen Sie den Termin mit dem Kunden ab. Halten Sie dann fest, warum jeder Auditor ausgewählt wurde und warum andere ausgeschlossen wurden. Begutachter der Akkreditierungsstelle verlangen diesen Nachweis.
| Prüfung | Aufzubewahrender Nachweis |
|---|---|
| Kompetent für Norm, technisches Gebiet und Rolle | Kompetenznachweis und Datum der Autorisierung |
| Team als Ganzes kompetent | Teamzusammensetzung und Abdeckung jedes Codes |
| Kein Interessenkonflikt | Unparteilichkeitserklärung |
| Rotationsgrenzen eingehalten | Audithistorie je Kunde |
| Verfügbar, passende Sprache | Kalender und Sprachnachweis |
| Reiseaufwand und Auslastung ausgeglichen | Entfernung und Tage je Auditor |
Was ändert sich mit KI-gestützter Planung?
Die Schritte bleiben gleich; die Zeit ändert sich. AENOR hat 2.124 Audits (49.000 Auditstunden) in 12 Minuten geplant, zuvor dauerte das einen Monat, und dabei 21 % Reiseaufwand eingespart. Ein weltweit tätiger Assurance-Dienstleister hat 305 integrierte Audits in 11 Minuten und 24 Sekunden geplant. Die Engine fand dabei 46 frühere Audits, die ohne die erforderliche Kompetenz zugeteilt worden waren. Quelle: unsere veröffentlichten Ergebnisse.
ScheduleAI von Checkfirst führt alle sechs Prüfungen bei jeder Zuteilung durch: Kompetenz und Akkreditierung gültig an den Auditterminen, Unparteilichkeit und Rotation, Verfügbarkeit und Sprache, dann Reiseaufwand und Auslastung. Die Software bildet Teams für integrierte Audits, schlägt den Plan vor und hält den Grund für jede Entscheidung fest; Planer geben jede Buchung frei.
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Wie planen Zertifizierungsstellen Auditoren ein?
Sie definieren jedes Audit, wählen kompetente Auditoren vor, wenden Unparteilichkeit und Rotation an, prüfen die Verfügbarkeit, gleichen Reiseaufwand und Auslastung aus und halten den Grund für jede Entscheidung fest.
Was verlangt ISO/IEC 17021-1 für die Zuteilung von Auditoren?
Dokumentierte Kompetenzkriterien je technischem Gebiet und Funktion (Abschnitt 7) und ein Auditteam, das als Ganzes kompetent ist (Abschnitt 9.2.2.1).
Kann ein Fachexperte als Auditor zählen?
Nein. Ein Fachexperte unterstützt das Team, zählt aber weder als Auditor noch zur Auditzeit.
Wie lange dauert die Einsatzplanung von Auditoren mit Software?
In veröffentlichten Fällen lief ein Monat Planung in 12 Minuten ab; ein Planer gab das Ergebnis frei.